Meetingraum buchen - Was ist das?

Wenn Sie einen Meetingraum buchen wollen, ist dies oft der erste Schritt zu einem erfolgreichen Meeting. Mit einem passenden Termin und mit einer guten Planung lässt sich nicht nur ein Meetingraum buchen, sondern auch in Gänze Ihre Ziele, Kommunikation und Zusammenarbeit des Meetings verbessern. Hier finden Sie praxisnahe Tipps wie Sie erfolgreich einen Meetingraum buchen, dieser auf Ihre Veranstaltung ausgerichtet und ausgestattet ist.

Reservieren Sie den Meetingraum rechtzeitig damit der Termin der Veranstaltung, der Ort, die Ausstattung und die Zugänge gesichert sind. 

Für folgende Formen können Sie einen Meetingraum buchen: Team-Meetings, Workshops, Schulungen, Kundentermine und Kleingruppentreffen. 

Klassische Orte, wo man ein Meetingraum buchen kann, sind: in einem Büro, in einem Hotel z.B. einen Konferenzraum, im Co-Working-Space oder virtuell als Online-Meetingraum.

Meetingraum buchen, Planung und Schritte 

1. Klären Sie Ihren Bedarf:  
   Ziel des Meetings, Teilnehmerzahl, Ausstattung wie Beamer, Whiteboard oder ein Videokonferenzsystem, Bestuhlungsform des Meetingraums
2. Verfügbarkeiten prüfen:  
   Inhouse, benutzen Sie Kalender oder Reservierungstools oder sprechen Sie mit Verantwortlichen, um den Meetingraum zu buchen. 
   Extern, wie z.B. in einem Hotel-Konferenzraum wenden Sie sich an die Veranstaltungspartner in dem jeweiligen Hotel. Dort werden Sie oft professionell betreut.  
   Online, einen Meetingraum buchen Sie über Ihren persönlichen Terminkalender der oft mit einem Onlinemeeting-Tool wie Teams oder Zoom verknüpft ist. Laden Sie auch die Teilnehmenden gleich mit ein.
3. Budget für einen Meetingraum: 
   Planen Sie den Raumpreis und gegebenenfalls Zusatzkosten für die Technik ein. Auch das Catering oder Parkmöglichkeiten sollten Sie pro Teilnehmer beachten, wenn Sie extern ein Meetingraum buchen. Eventuelle Übernachtungen sollten auch mit eingeplant werden. 
4. Einladungen und Buchungen: 
   Benutzen Sie offizielle Reservierungssysteme im Unternehmen, Inhouse. Versenden Sie rechtzeitig Einladungen zum Beispiel per E-Mail und fordern Sie sich Rückmeldungen bis zu einem bestimmten Datum ein, damit Sie auch die Stornierungsbedingungen beachten können, wenn Sie extern einen Meetingraum gebucht haben.
5. Vorbereitungen: 
   Versenden Sie eine Agenda oder Details zum Meeting. Kontrollieren vor Ort die Technik

Wichtige Bestandteile des Meetingraums

• Standort und Layout eines Meetingraumes buchen: Ausreichend Platz für die Teilnehmer, flexible Bestuhlung und damit verbunden gute Sicht auf den Moderator, Whiteboard oder Display. 
• Technik und Verbindung: WLAN oder LAN, Videokonferenzsystem und inkludierte Bildschirmfreigaben. 
• Barrierefreiheit: Barrierearmer Zugang zum Meeting und ausreichend Platz für Rollstühle oder körperlich eingeschränkte Personen. 

Sie sollten so früh wie möglich Ihren Meetingraum buchen, bitte beachten Sie besonders die Stoßzeiten Montag und dienstags Vormittag. Lassen Sie sich Ausweichtermine offen, damit Sie flexible bleiben. Kommunizieren Sie Ort, Uhrzeit, Dauer, evtl. Dresscode und Besonderheiten in der Einladung und holen Sie sich Bestätigungen ein. Verteilen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten. Testen Sie vor dem Meeting die Technik. Überprüfen Sie die Barrierefreiheit und evtl. die Nachhaltigkeit des Meetings.

Basel:
HYPERION Hotel Basel

Engelberg:
H+ Hotel & SPA Engelberg

Locarno:
H4 Hotel Arcadia Locarno

Solothurn:
H4 Hotel Solothurn

Paris:
H4 Hotel Wyndham Paris Pleyel Resort