Weihnachtsfeier - Was ist das?

Eine Weihnachtsfeier ist eine großartige Möglichkeit das abgelaufene Jahr gemeinsam abzuschließen. Die Weihnachtsfeier ermöglicht Teamgeist, Freundschaften oder Verbindungen zu stärken und Wertschätzung zu zeigen. Mit einer exzellenten Planung, im angemessenen Rahmen und mit passenden Aktivitäten wird die Weihnachtsfeier zum Highlight für alle Mitarbeitenden, Freunden und Vereinsmitgliedern. Hier finden Sie eine Beschreibung wie Sie Ihre Weihnachtsfeier planen vom Budget, Location, Programm bis hin zur Kommunikation.

Die Weihnachtsfeier ist eine organisierte Veranstaltung zum Jahresende. In Verbindung mit einem feierlichen Weihnachtsessen, Getränke, Aktivitäten und Anerkennungen von Leistungen verbringen Sie zusammen gemütliche Stunden.  

Welche Weihnachtsfeier-Formen gibt es? Live-Events, Online-Weihnachtsfeiern, hybride Veranstaltungen, Team-Events oder eine zentrale Firmen-Weihnachtsfeier. 

Die Locations für eine Weihnachtsfeier sind verschieden und je nach Budget planbar. Hier einige Beispiele: Im Unternehmensstandort, eine gemietete Location, im Restaurant, in einer Event Location oder als Online-Weihnachtsfeier.

Planung der Weihnachtsfeier

1. Ziele definieren: 
   Welches Ziel verfolgen Sie mit einer Weihnachtsfeier? Folgende Beispiele könnten Sie einbeziehen: Danksagung, Teamgefühl stärken, Jahresrückblick oder Erfolge würdigen. Richten Sie Ihre Planung der Weihnachtsfeier durch Ihre Zielsetzung aus. 
2. Budget: 
   Um ein genaues Budget zu der Weihnachtsfeier zu planen, sollten Sie folgende Kostenpunkte im Fokus haben. Anzahl der Teilnehmenden, um eine pro Kopf Planung vorzunehmen. Dann sind weitere Fixkosten gegeben wie Location, Catering, Unterhaltung, Dekoration, Technik und Sicherheit. Um unplanbare Geschehnisse mit einzukalkulieren, lassen Sie sich bitte noch ein bisschen Luft, um diese abzudecken. 
3. Datum und Gästeliste der Weihnachtsfeier: 
   Wählen Sie ein Datum aus, so dass keine Beeinträchtigungen mit Arbeitszeiten in Konflikt kommen. Hierfür eignet sich meist ein Freitag, so kann die Weihnachtsfeier auch einmal länger gehen und die Teilnehmenden sind meist entspannter. Eine feste Uhrzeit definiert den Start der Weihnachtsfeier den die Gäste zu der Einladung mitgeliefert bekommen sollte. Fordern Sie eine Bestätigung der Teilnahme mittels Rückantwort ein, um Ihre Budgetplanung besser zu gestalten. 
4. Location und Dekoration: 
   Um die richtige Location zur Weihnachtsfeier zu buchen sollten Sie so früh wie möglich mit der Planung beginnen. Die richtige Location unterstützt Ihre Weihnachtsfeier und sollte auch im Zusammenhang mit dem geplanten Budget einhergehen. Die Veranstaltungsstätte wird oft auf die Anzahl der Teilnehmenden ausgewählt. Beachten Sie auch auf das richtige Ambiente und der benötigen nachhaltigen Dekoration auf der Weihnachtsfeier. Diese kann zum Beispiel mit der festlichen Farb- oder Lichtgestaltung abgerundet werden. Für eine reibungslose Weihnachtsfeier achten Sie bitte für beeinträchtigte Personen auf Barrierefreiheit. 
5. Programm und Unterhaltung: 
   Ein gut strukturiertes Programm kann die Weihnachtsfeier auflockern und wie ein roter Faden begleiten. Erarbeiten Sie sich eine Struktur z.B. Begrüßung, Jahresrückblick, Ehrungen, Aktivitäten und das Essen als Highlight. PLanen Sie sich zwischendurch Pausen, um die Konnektivität zwischen den Gästen zu fördern. Ein guter DJ oder Livemusik kann Ihre Weihnachtfeier zur bleibenden Erinnerung bringen. 
6. Catering und Getränke: 
   Ob festliches Buffet, Flying Dinner oder ein speziell organsiertes Menü, das Catering ist meist der Höhepunkt der Weihnachtsfeier. Bei den Getränken sollten Sie auf die Verfügbarkeit achten. Im Angebot stehen oft alkoholfreie und alkoholhaltige Getränke, auf „hartes“ sollte verzichtet werden. 
7. Technik und Sicherheit: 
   Sprechen Sie mit dem Veranstaltungspartner die zur Verfügung stehenden Technik zur Weihnachtsfeier ab, Mikrofone, Bühnenlicht, Musikanlage und ggf. Live-Zuschaltung für Remote-Mitarbeitende. Bei einer größeren Weihnachtsfeier ist auch ein Sicherheitskonzept ratsam und die Planung von Transport-, Park- und Übernachtungsmöglichkeiten.
8. Einladung: 
   In der Einladung zur Weihnachtsfeier, ob nun digital oder offline, sollten folgende Daten kommuniziert werden: Datum, Ort, Dresscode, Ablauf, Ansprechpartner und die Anmeldefrist. Für auswärtige Gäste sollte eine Möglichkeit der Reisebuchung mit Unterkunft bestehen. Senden Sie auch eventuelle Erinnerungen kurz vor Ende der Anmeldefrist. 

Rollenverteilung zur Organisation der Weihnachtsfeier

• Gastgeber: Dieser übernimmt die Gesamtkoordination, Budgetfreigaben und die Moderation
• Eventplaner: Ob intern oder extern, dieser übernimmt Konzept, Location, Technik und Dekoration.
• IT-Supporter: Hier wird Streaming, Präsentationen und Onlineteilnahmen sichergestellt.
• Personal / HR / Marketing: Zuständig für Einladungen, Mitarbeitergeschenke und Sicherheit.
• Vor Ort Management: Hier wird Ablauf, Sicherheit und Reinigung organisiert.

Standort und Catering dominieren die Kosten zur Weihnachtsfeier: kalkulieren Sie pro Person, berücksichtigen Sie Steuern und Servicegebühren.

Basel:
HYPERION Hotel Basel

Engelberg:
H+ Hotel & SPA Engelberg

Locarno:
H4 Hotel Arcadia Locarno

Solothurn:
H4 Hotel Solothurn

Paris:
H4 Hotel Wyndham Paris Pleyel Resort